문제
이 고객사의 견적·발주 프로세스는 전적으로 담당자의 수작업에 의존하고 있었습니다. SAP에 저장된 자재 단가, 납기일, 거래처 정보를 담당자가 직접 조회하여 Excel 견적서를 작성하고, 이를 고객에게 이메일로 발송한 뒤 승인이 오면 다시 SAP에 접속해 발주를 수동 등록하는 구조였습니다.
이 흐름은 단계마다 사람이 개입해야 했기 때문에, 여러 건의 견적이 동시에 진행될 때 처리 속도가 담당자 한 명의 역량에 종속되었습니다. 입력 오류가 발생해도 검증 단계 없이 넘어가는 경우가 잦았고, 견적과 발주 데이터 간 불일치가 사후에 발견되는 문제도 반복되었습니다.
이 구조의 근본적인 문제는 견적서와 SAP 발주 데이터가 서로 다른 곳에서 별도로 관리된다는 점이었습니다. Excel 견적서는 담당자의 로컬 파일로만 존재했고, 실제 발주는 SAP에 담당자가 다시 수기로 입력하는 과정을 거쳤습니다. 두 데이터가 같은 근거에서 출발했는지를 사후에 대조해야만 확인할 수 있는 구조였고, 이 대조 작업 자체가 또 다른 수작업 부담이었습니다.
접근
SAP RFC(Remote Function Call) 인터페이스를 통해 Python이 SAP 시스템과 직접 통신하도록 연동 레이어를 구축했습니다. 담당자가 별도 입력 없이도 최신 단가와 재고 정보를 SAP에서 실시간으로 조회할 수 있는 구조입니다.
견적 생성 단계에서는 고객별 조건(거래처 코드, 납기 기준, 할인 정책)을 파라미터로 받아 SAP 데이터를 결합하고 표준 견적서 양식을 자동으로 채웁니다. 생성된 견적서는 담당자 검토 후 발송되며, 고객 승인이 확인되면 시스템이 자동으로 SAP 발주 문서를 생성합니다.
기능
견적 자동 생성
SAP에 저장된 자재 단가·납기·거래처 정보를 RFC로 읽어 고객 조건에 맞는 견적서를 자동으로 구성합니다. 담당자는 내용 확인 후 발송만 하면 됩니다.
발주 등록 단계에서는 승인된 견적 데이터를 그대로 SAP 발주 문서 포맷으로 변환하여 등록하기 때문에, 견적과 발주 사이의 데이터 불일치가 구조적으로 발생하지 않습니다. 각 단계마다 처리 결과와 오류를 로그로 기록해 담당자가 흐름을 사후 추적할 수 있도록 했습니다.
이 설계의 핵심은 견적과 발주 사이에 사람이 데이터를 다시 옮겨 적는 단계를 남겨두지 않았다는 점입니다. 값을 다시 입력하는 지점이 있으면 언젠가는 오타나 누락이 발생하기 마련이므로, 승인된 견적 데이터를 그대로 발주 포맷으로 흘려보내는 구조 자체가 오류 발생 지점을 없애는 방법이었습니다.
결과
견적서 작성에 소요되던 반복 입력 작업이 시스템으로 이관되어, 담당자는 내용 검토와 최종 발송에만 집중할 수 있게 되었습니다. 동시에 진행되는 견적 건수가 늘어도 처리 흐름이 지연되지 않습니다.
발주 등록 오류가 구조적으로 차단되어 견적-발주 데이터 정합성이 보장됩니다. 담당자의 개입이 최소화된 상태에서 견적부터 발주까지의 흐름이 하나의 파이프라인 안에서 완결됩니다.
이 흐름은 견적 건수가 많아지는 시기에도 그대로 유지됩니다. 사람이 순차적으로 처리해야 했던 예전 방식과 달리, 시스템이 대행하는 구간에서는 처리 속도가 담당자 한 명의 가용 시간에 좌우되지 않기 때문입니다.
자주 묻는 질문
SAP RFC 연동은 왜 필요했나요? Excel 매크로로는 안 되나요?
Excel 매크로는 SAP 화면을 사람처럼 흉내 내는 방식이라 SAP 화면 구성이 바뀌면 쉽게 깨지고, 실시간 데이터 조회도 보장되지 않습니다. RFC는 Python이 SAP 시스템과 직접 통신하는 인터페이스이기 때문에, 담당자의 별도 입력 없이도 최신 단가와 재고 정보를 그대로 가져올 수 있습니다.
여러 건의 견적이 동시에 진행되면 처리 속도가 느려지지 않나요?
기존 방식에서는 처리 속도가 담당자 한 명의 역량에 종속되어 있었지만, 이제는 SAP 데이터 조회부터 견적서 작성까지 시스템이 대행하기 때문에 동시에 진행되는 견적 건수가 늘어도 흐름이 지연되지 않습니다.
발주 등록 과정에서 오류는 어떻게 방지되나요?
승인된 견적 데이터를 그대로 SAP 발주 문서 포맷으로 변환해 등록하기 때문에, 사람이 견적 내용을 다시 입력하면서 생기는 오타나 누락 같은 오류가 구조적으로 발생하지 않습니다. 각 단계의 처리 결과와 오류는 로그로 남아 사후 추적도 가능합니다.
담당자의 역할이 완전히 사라지는 건가요?
아니요. 시스템은 SAP 데이터 조회와 견적서 작성, 발주 등록 같은 반복 입력 작업을 대신할 뿐이며, 최종 견적서 검토와 발송 승인은 담당자가 그대로 담당합니다. 담당자는 반복 작업 대신 검토와 판단이 필요한 지점에 집중할 수 있게 되었습니다.